畠山です。
幹事といっても仲間内や社内での飲み会、忘年会、新年会、合コンの幹事、などさまざまです。
「幹事」でグーグルで検索すると、「幹事 疲れる」なんて予測キーワードがでてきて、大変さがひしひしと伝わってきます^^;
アトリエココロには、「友達みんなでオリジナルボトルをプレゼントしたい。」と幹事様からご依頼やご相談をよくいただきます。
私自身、今まで仲間うちでのさまざまなプレゼント企画の幹事の経験がありますので、幹事様の手間、とても共感します。
オーダーメイドのプレゼントを贈る時の幹事をされる方が、少しでも手間や時間が短縮できる、そのコツをお伝えします。
オーダーメイドのプレゼント～幹事がスムーズにいく3つのコツ～
1.箇条書きでわかりやすく内容を伝える
2.すべてにおいて期限をはっきり明示する
3.連絡方法は一つにまとめる
みんなで相談して何をプレゼントするかをきめた場合、または他の幹事との話しあいで決めた場合、どちらにしても、参加者様への参加をお願いする際に共通するのは、誰に、何を、どのように、いつなどの重要ポイントをおさえたものを、わかりやすくまとめて、最初の連絡の時に文章でお願いすることです。
今はFacebookやLineなどでは既読機能もあるので、便利ですね。 
順番にみていきましょう。
1.箇条書きでわかりやすく内容を伝える
◎企画の趣旨、詳細
◎お願いしたい具体的な内容
◆寄せ書きメッセージを集める場合
メッセージの場合は文字数もきちんと明示 （ショップの指定がある場合もあるので、ショップに事前に相談して聞いておきましょう）
※寄せ書きの例文や、写真見本を添付すると、伝わりやすいです
◆直筆メッセージの場合
紙に書いてもらう場合、紙の色、ペンの種類、線の太さ、色なども細かく指定 （ショップの指定がある場合もあるので、事前に相談して聞いておきましょう）
◎参加費用
◎支払い方法とそのタイミングと期限
仲間うちでも入金期限はきちんと最初から明示しておいたほうがベストです。 （参加者の方には悪気なく忘れる方もいらっしゃいますし、立て替える幹事が後から請求するのは軽いストレスになります。）
それほど頻繁に会っている仲間ではないなど、みんなで話し合ってきめたのではなく幹事が主体となって決めた場合で1人1000円以上の徴収金額になる場合、
罪悪感を相手が感じずに断りやすい文章をいれておきましょう。
⇒（例）もし参加いただける場合は、お忙しいところお手数ですが、●月●●日午後●時までにお返事いただけると幸いです。
（それ以外の場合はこのメッセージは遠慮なくスルーしてくださってかまいません。） どうぞよろしくお願いいたしますm(__)m
2.すべてにおいて期限をはっきり明示する
◎直筆メッセージをお願いしたい場合はその提出期限、参加費の支払い期限などをはっきり明示
◎遅れる人が現れると予想して、期限は早めに設定
3.連絡方法は一つにまとめる
◎やりとりのメッセージ、メールアドレスやフォームなどは統一
1人はLINE、1人はメール、1人はFacebook、など連絡が分散すると漏れにつながります。できるだけ少ないやりとりですむよう、またまとめやすいよう、この企画に関しては、こちらが指定した連絡先に連絡をもらえるよう協力をお願いしておきましょう。
例えば、1つの方法として、メールフォームを1つ作成して、そのURLをメールや各SNSで案内して、そのフォームから内容や画像（必要な場合）などを送ってもらうようにしておくのもおすすめです。
フォームから送ってもらえると、指定アドレスに自動で連絡がいくので、連絡内容が一つの場所にまとまりとても管理しやすいのです。
※FacebookやLineなどにある既読機能がないメールなどでの連絡のみの場合は、万一のメール未読にも注意して、会える状況の時は、会った時に声もかけたり、電話をして、一言メールを送ったのでみてほしいことを伝えておいたほうがベターです。
参考までに例文を作ってみました。
《例文》
●●さん、こんにちは
《●●●●●●さんの●●●●のお祝いプレゼントについて》
幹事で話し合い、オリジナルワインボトルをプレゼントすることに決まりました。
●●●のメンバー全員の直筆メッセージをワインに彫刻で入れるネットショップ 「●●●（URLリンク）」にお願いすることに決めました。
下記、商品ページURLと詳細となりますのでご確認をお願いします。
～商品ページURL～ 《オリジナルボトルの内容》
◎渡す日：参加いただいた方の連名で、記念日の当日、●●月●●日着で本人の自宅宛に直接ネットショップから送付してもらう
◎参加料金：お一人●●●円
《参加者様にしていただくこと》
1.直筆メッセージは、「A4サイズ」の罫線や模様のない「真っ白」の「無地」の紙に、「0.75mm以上」の太さの「黒色」のボールペンかマジックで書いてください。
2.1の紙の写真を撮って●●●（例：Line）から送っていただけるようお願いいたします。
※紙の色や大きさ、ペンの種類や太さは必ず守っていただけるようお願いいたします。 参考イメージ写真を添付します。
◎直筆メッセージ送信期限：●月●日
《参加いただける場合にお願いしたいこと》
上記内容の企画に参加いただける場合は、参加いただける旨と、参加いただけるようでしたら、上記内容での直筆メッセージの写メールをお忙しい中お手数ですが、
【●月●日●●時まで】 にお送りいただけるようお願いいたします。
《料金の支払い》
【●月●日】の集まりの時に、幹事の●●が徴収に声をかけますので、おつりの内容にご用意ください。
（不参加の場合はこのメッセージは遠慮なくスルーしてくださってかまいません。） 何か不明なことがあればいつでもお気軽に聞いてください。
どうぞよろしくお願いいたしますm(__)m
●●●●●●●●●●●（※携帯電話番号）
幹事 ●●（※名前）
重要
繰り返しますが、わかりやすく、期限は余裕をもって明確に、連絡先を一つに、がポイントです。
できるだけやりとりの回数がお互いに少なくてすむよう、最初に必要事項の漏れがないか確認してから伝えるようにしましょう。
こちらから声かけする場合は、相手が負担にならないように、断りやすい状況も作っておいてあげてくださいね。
そして、報告とお礼メッセージも忘れないように！幹事としての仕事を最後まできちんとすることで、次の企画の時にも協力を得られやすくなります。
企画の主催、幹事は手間や時間がかかりますが、 幹事という立場はみんなと密にコミュニケーションがとれたり、関係を深めることができる貴重な機会です。
がんばってくださいね*^^*
- 2015/05/17 15:17:28
